Epson e Cover Up hanno messo a punto la soluzione Scan2Go, che semplifica la vita dei docenti e delle segreterie nelle scuole di ogni ordine e grado: basta gestione cartacea, con tutti i costi, le complicazioni e le lungaggini ben conosciute e via libera a un’archiviazione digitale pratica, veloce e sicura nel tempo. La svolta arriva proprio da Scan2Go, l’applicazione che, si integra con la piattaforma Google Workspace usata dalla maggior parte degli Istituti Scolastici, attraverso il lavoro di acquisizione realizzato con lo scanner documentale Epson DS-32000, porta decisivi vantaggi alle scuole: risparmio dello spazio in precedenza dedicato agli archivi cartacei, velocità nel recupero dei documenti, sicurezza degli stessi grazie a sistemi di protezione all’avanguardia, rispetto delle norme sulla privacy.
Una volta corretti, i compiti vanno archiviati. Grazie al software, il docente o la segreteria, inseriranno le informazioni sulla scuola, la classe e i nomi degli studenti. Questi dati verranno stampati su un’etichetta adesiva con un QR code che identificherà in modo univoco l’elaborato su cui verrà applicata.
Una volta raggruppati tutti i fogli di ciascuno studente e formato in un plico con tutti i compiti della classe, sarà sufficiente mettere il plico sullo scanner documentale professionale Epson WorkForce DS-32000, scegliere il formato A4 o A3 e avviare l’acquisizione che in modo automatico riconoscerà il codice e genererà un file PDFcontenente tutte le pagine del lavoro di ogni studente.
La procedura è terminata, perché i documenti verranno archiviati automaticamente nella suite di Google Workspace e potranno essere rintracciati velocemente in qualunque momento con estrema semplicità per data, titolo, materia o alunno e scaricati oppure visualizzati, ad esempio nel corso dei colloqui con i genitori. Ogni insegnante può visualizzare i compiti realizzati dai propri studenti, mentre il dirigente scolastico ha facoltà di visualizzare tutti i compiti di tutti i ragazzi e di tutte le classi, oltre che di eseguire la ricerca anche per singolo docente. Infine, anche agli studenti può essere dato accesso alla piattaforma.
Le caratteristiche di questo modello sono fondamentali per garantire un lavoro di digitalizzazione veloce e accurato: l’acquisizione fronte/retro del foglio; la funzione Slow Mode, che permette di rallentare la velocità di scansione semplicemente premendo un pulsante sul display per evitare inceppamenti con documenti particolarmente rovinati o delicati; la possibilità di ruotare l’orientamento del display per adattarlo alla posizione dell’operatore che semplifica l’operatività, riduce lo stress e abbassa il tasso di errore umano; la gestione di documenti con dimensioni variabili da quelle di un biglietto del tram a lunghissimi disegni o stampe su modulo continuo, con carte di grammatura variabile fra 20 g/mq e 413 g/mq consentono di trattare con la massima delicatezza tutti i tipi di originali e con una velocità di 90 pagine al minuto.
Per consentire un tale livello di prestazioni, DS-32000 possiede al suo interno dei sensori di protezione della carta, per evitare che i documenti vengano danneggiati durante la scansione, e sensori ultrasonici che evitano il pescaggio di più documenti contemporaneamente così da garantire l’affidabilità del processo di scansione.
Un ulteriore elemento di unicità è l’esclusivo design del telaio che permette di ruotarlo, trasformandolo in un attimo da scanner verticale a scanner piano e di richiuderlo per occupare pochissimo spazio e proteggere i meccanismi interni dalla polvere. In questo modo si può scegliere la posizione di scansione più adatta al lavoro da compiere, adattandola di volta in volta non solo al tipo e quantità di originali da digitalizzare, ma anche allo spazio a disposizione nell’ambiente di lavoro.
